GESTION RH – DU TELETRAVAIL D’URGENCE A L’ADAPATION AU CHANGEMENT

 Beaucoup d’entreprises, sociales ou non, ont basculé dans le télétravail du jour au lendemain, sans filet et sans plan, pour mettre rapidement en sécurité leurs collaborateurs.

Il a fallu dans l’urgence dispatcher le matériel et trouver les bons outils numériques, certains étaient déjà connus, d’autres c’est la découverte. Après quelques tâtonnements, le temps de l’apprentissage, la prise en main des outils est faite et chacun a pu poursuivre ses dossiers.   

Mais voilà, le bruit court que le gouvernement va reconduire le confinement au moins jusqu’au fin avril et de fait le management du télétravail à temps complet s’installe dans la durée.

C’est le moment de poser à plat les pratiques et de repenser l’organisation. Les outils sont là, maintenant il faut de la méthode. Il va falloir poursuivre les efforts.

LES OBJECTIFS

Maintenir l’efficacité, la motivation des collaborateurs et surtout le collectif. Oui, car c’est de lui que l’entreprise aura le plus besoin pour faire face aux problèmes qui s’annoncent dans l’année qui va suivre, de synergie et de coopération entre les collaborateurs.

FORMALISER LES PRATIQUES ET LES INSCRIRE DANS LA ROUTINE

Il est temps de repenser l’encadrement en mode virtuel.

  • Adapter les heures de travail: Petit rappel, un des risques du télétravail est le surmenage[1]. Il est nécessaire de clarifier avec chaque collaborateur ses plages horaires réelles. Ne pas confondre habitude et nécessité. Il y a la nécessité d’assurer la continuité de service mais aussi la réalité dictée par le contexte : école à la maison, bureau dans le salon, qualité de connexion…  Rechercher les marges de manœuvre pour faire baisser la pression sur vos collaborateurs, en conservant une qualité de travail.
  • Manager par les objectifs. De la restructuration des horaires de travail, découle un changement de posture, le management par objectif. Autant perdre tout de suite l’illusion qu’il est possible de contrôler le temps de travail à distance, c’est une perte de temps, d’énergie, voir un coût, et surtout quel en est le motif ? Le plus important n’est-il pas que le travail soit fait ? La formalisation des objectifs et des résultats comme feuille de route quotidienne ou hebdomadaire, selon le poste ou la personne.
  • Recréer des routines. Les routines sont autant de points d’ancrage qui balisent la journée et la semaine. Les routines de convivialité, qui crée le lien social en plus du lien fonctionnel : le bonjour du matin, l’échange devant le café… ne sont pas des pertes de temps. Proposer, provoquer ces échanges avec les collaborateurs est indispensable. Cela contribue à réduire ce sentiment isolement. Ils sont toujours dans un collectif de travail.  
  • Planifier les temps de communication. Les échanges informels ayant disparu, il faut renforcer la communication individuelle. Ce n’est plus seulement la réunion d’équipe qui est « sanctuarisée » dans l’agenda, mais aussi un temps d’échange individuel, à minima hebdomadaire avec chacun des collaborateurs[2]. Ce temps d’échange, non de contrôle, n’est pas seulement le moment de fixer les objectifs, mais aussi celui de faire un feed back sur les points positifs et les points négatifs, pour chercher ensemble les moyens de les améliorer.
  • Hiérarchiser les canaux de communication: téléphone, mail, chat….  Si ce n’est pas déjà fait, quels outils utiliser pour délivrer quels types d’informations : l’urgence, la convivialité, le travail équipe, la demande non urgente…. Cela peut paraitre aller de soi, mais par expérience l’étape de la formalisation écrite est toujours un bon moyen de réduire les zones de tensions.

UN OUTIL : LA CHARTE DU TELETRAVAIL

Dans la mise en place du travail à distance il est préconisé de consigner dans une charte les éléments développés si dessus, afin de réduire les zones d’incertitude et surtout de conflit. C’est peut-être le bon moment pour la formaliser et la valider dans une réunion d’équipe ? Mais là aussi garder de la souplesse. Cette charte va être amenée à évoluer dans les prochaines semaines, à mesure que les pratiques vont évoluer grace à la découverte du potentiel qu’offre les outils digitaux.

Pour conclure, si je devais résumer la posture à adopter en un mot :

Faire du sur-mesure : Adapter, écouter, soutenir

Et qui sait certaines habitudes vont peut-être perdurer au-delà du confinent et devenir des bonnes pratiques…

 [1] Les enquêtes ont montré que les télétravailleurs font plus d’heure. La frontière vie privée-vie professionnelle tends à devenir poreuse avec le temps

[2] Les rendez-vous « en tête à tête » sont sanctuarisés, c’est-à-dire fixe : l’intérêt est de donner de la visibilité au collaborateur et aussi renforcer le caractère important de ce temps. On ne déplace pas une réunion importante…